根据会展活动的普遍特征，其整个系统由名称、内容、时间、地点、组织机构等五大要素构成。会展组织者和策划者采用五 W 系统分析法，可以对会展活动相关资源进行简单地、明确地、系统地分析和整理，从而对会展活动的构成要素进行科学地定位这五大要素互相联系，形成会展活动的功能主体，对社会产生作用。会展活动具有增加地方市场消费、协助提高城市知名度、协助当地产业知识提高、协助拓展商机、连带保存文化资产、增加就业机会等六大功能。为了不同程度地实现这些功能，会展组织和策划者将会展活动相关的各类资源整合成完整的系统，并对系统内相关元素关系进行协调，以实现系统功能的优化，从而达到会展活动成功举办的目的。

所谓五 W 指：
1 、 WHAT (做什么)即做什么样的会展项目。它包括项目名称、主题、内容、形式等;
2 、 WHY (为何做)即选择项目的背景理由是什么。其答案是基于对项目关联的宏观和微观资源环境的分析、整理和判断;
3 、 WHO (谁来参与)即项目实施的组织机构和参与对象如何。它包括支持、主办、承办、执行承办、协办、赞助、参展、参会等单位的选择;
4 、 WHERE (何地做)即项目在什么地方举办。它包括举办地所处的政治、经济、地理、文化、行政、人力等资源状况的分析和判断; 5 、 WHEN (何时做)即项目实施的具体时间如何。通常包括项目的规划、筹备、执行时间及周期的安排。

南京展览公司成功的会展活动源于成功的会展策划，成功的策划源于对社会资源的有效整合，有效的资源整合必须使用有效方法，成功的策划源于一位合格的会展策划师。会展策划是对相关社会资源整合的过程，是一个系统工程。因此，用系统的观念去认识资源，用系统的方法去分析整合资源，用系统的功能去实现资源的优化是会展成功策划的创造性思维原理之一。